外贸小白如何入门?你必须知道的入行前准备!

时间:2024-03-22 10:37:12 作者:莫远东

第一,学习外贸流程

了解外贸基本流程,熟知公司产品,这应该是所有新人的第一课,也是最最最重要的部分。那么先讲一下外贸流程的学习!

外贸学习的好方法就是实践出真知,以单证为中心和关键点,用单证把外贸流程各个步骤“串”起来,跟进一个成交订单后都明白了!

①询盘:即从互利网的渠道获得的询盘,内容如:报价、型号、品质、数量、包裝、运输等基础信息。

②报价:俗称“发盘”。常见的有:交货费、成本费、保险费用等。

③签合同:签合同的方式也多样化。比如有:有确认单、合同书这些。有的合同简单,不需要确认书等等的资料,这样就简单化了许多 。

④支付:支付方式较为常见可以分为三种,如:信用证、银行电汇和立即支付。这里说明一下,信用证的有效期内需要注意,信用证交单限期务必不晚于信用证的合理时间内递交。银行电汇,指成交后一定期内汇钱给对方。立即支付,意思就是现货现钱。

⑤备货:可选择购置货物或制造货物,在备好商品后经过一些检测,是为了保证品质和安全问题。

⑥报关:出口报关,获得通行卡,才能够将货物运输出口。我们需要提前办理手续。这里会涉及很多单据的提交,具体的根据行业要求提交。

⑦货运物流:出口报关后,就要安排货运物流,准备好就可以运输,把货交到顾客。

第二,熟知产品知识

外贸业务员的基本要求之一,是要先“吃透”产品。初入外贸的新手,经常由于产品知识不过关,机会来了也把握不住,这种事情天天在发生。对自己的产品有足够深的了解,对研究目标市场,也是有重要意义的。

1、从产品的原材料学起

熟悉产品的原材料,非常有利于业务员更加深入地了解产品的特性和优势,在与客户谈判的过程中游刃有余。

①不同档次的产品使用的原材料特性差异很大,需要加以熟悉和分辨;

②从物理及化学特性、使用特点、安全性等方面评估原材料的价值;

③原材料价格与公司的运作息息相关,有时决定着公司是否能够继续生产相应的产品,以及产品的市场价值;

④适当地发一些原材料性能相关的资料给客户,或让客户拥有选择原材料的余地,对获取订单非常有帮助。

此时如果业务员能够把原材料相关的知识罗列出来供客户取舍,会让客户感受到你的专业性,对你好感倍增。

2、熟悉产品性能及成本

熟悉产品性能不用多说,这是每一位业务员都需要掌握的专业内容,但对产品成本的熟悉则容易被外贸新人所忽略。

①原材料成本(包括运输成本);

②加工成本;

③产量;

④劳动力工资(包括工人、管理人员等人);

⑤产品市场(包括销售情况、产品受欢迎程度等)。

3、熟悉产品生产-出货全过程

刚入职的业务员可以到产品的生产车间等“一线”场所观察产品的生产流程、产量、包装方式、发货情况等,以做到心中有数。

①首先熟悉产品的性能及外观差别,再慢慢了解更多相关细节;

②参观生产车间时可携带产品照片,通过照片与实物的对比加深记忆和印象;

③通过撰写报价单的价目表格来帮助自己熟悉产品不同型号间的区别和各自的优势;

④可以一对一地根据客户的不同需求和特点来撰写相应的开发信,寻求订单机会的同时能够从不同侧面了解产品的优势,可谓“一石二鸟”。

当业务员对自家产品烂熟于心,便能够在产品选择、目标客户筛选、问题排查、合同谈判等多个方面工作应对的更加有效和轻松。

外贸小白如何入门?你必须知道的入行前准备!

第三,掌握开发客户渠道及方法

有客户,才能有订单,开发客户是至关重要的!作为外贸新人,别指望每天坐在电脑前发发邮件就能马上找到客户,你必须要掌握每一个开发渠道,并扩大及学习新的渠道及方法,主动出击远胜于被动等死!

1、B2B平台:

阿里巴巴国际站,环球资源,中国制造,敦煌网(DHgate)等B2B平台。

2、行业的展会网:

很多知名的行业展会都会有相关的主页,他们的页面上都会有展商的产品以及联系方式,以及展商的企业网等重要信息。对于我们而言,展商可是卖家,也可能是最大的进口客户。

3、外贸黄页的充分利用:

欧洲很多企业都有这样一个习惯,就是在黄页上刊登自己公司信息:主要是电子黄页或者在线黄页等,网上黄页将超链接引入,可以获得更加详细的公司及产品信息。通过它们可找到产品的上游客户,也就是国外采购商。

4、利用搜索引擎:

不同国家,使用的搜索引擎也不一样。通过不同国家的常用的搜索引擎搜索我们需要的公司信息,搜索到的结果都是不一样的。主要是采用“关键词组合”搜索目标客户,所以关键词的选择非常重要。当然关键词也需要翻译成不同国家的语言,搜索到的客户信息更为精准。

5、国外行业协会网站:

很多国家几乎各行各业都有协会,且有自己的网站。而且国外的有些行业协会对会员的信息几乎都是公开的。有的甚至会把会员的基本联系信息、包括多个联系人、主要业务活动等都放在网上。你只要输入关键词查询就可以找到很多有价值的国外采购商信息。

6、国外社交平台:

国外社媒平台很多,如:Facebook、LinkedIn、Twitter、Instagram等。在社交平台上要保持活跃度;对目标客户有频率但不过于频繁的互动(评论、点赞等),增加客户的印象;在线谈单要非常专业,能应对客户的任何提问;生活化的沟通和交流要适度。

7、利用国外视频网站开发客户:

像国外主流的视频网站:youtube、vimeo等。youtube已经成为世界上访问量最大的视频播客类网站。利用YouTube的搜索工具,搜索关键词,可以找到国外一些的商家。然后点击视频发布者的个人信息,上面又会发现一些信息,例如公司网址、联系方式。

8、谷歌推广:

海外流量90%来自谷歌,如果选择网络推广,那么这就是重中之重。比较常用的方式如:google ads,谷歌SEO,YOU-TUBE多语种推广等。

9、线下行业展会:

广交会和海外行业展会,建议选择参加,效果比较好,见效快,缺点是成本高。

10、海关数据:

可以输入产品关键词或者是前4-6位的HS编码直接搜索。输入同行公司的英文名称,就可以持续对同行的出口情况进行跟踪分析,掌握其采购商的基本资料、采购规律和需求变化。从海关数据里找客户,其实就等于从竞争对手中撬单,如果进口商暂时没有更换供应商的想法,或者你的优势和之前的供应商相比并不明显,那么开发起来可能并没有那么容易。这时候,我们不妨拓展下思路。认真研究海关数据中采购商的公司性质,从而了解我们产品在海外的分销模式和分销渠道。

第四,学会处理基础询盘

针对不同类型的询盘,要有不同的回复。

第一类询盘(优先级处理的询盘):有收信人的称呼;明确告诉你对什么产品感兴趣,要求你报价,可能会具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、交货时间、提供相关证书、到货港口等,代表他是有诚意来买东西的;简单介绍他们公司背景,表示他有心引起你的兴趣,愿意多让你知道他一点。

发送这类询盘的买家,采购意向一定是非常明确且强烈的。如果买家询问的产品有好几种型号,可对各种型号分别报价,让买家最省心地选择;多用产品和贸易上的专业术语,表示你是专业的;响应要迅速,避免被别人捷足先登;请客人不管价格可否接受,都能回复给你,这有助于使你明白你是否还有地方需要改进。

第二类询盘(第二优先级处理的询盘):明确告诉你对什么产品感兴趣,要求你报价,除此之外没有其他信息了。这类买家,往往多处于观望和比价,采购意愿并不迫切。或者本身并不是非常专业的买家,可能是刚刚入行,需要你的引导。

对这样的询盘要有心理准备,报价后很有可能很久得不到回复。这时不要急躁和失落,请给买家时间,因为他需要选择。可在报价后的1-2周里再去一封邮件,询问情况,也表达你对他的重视。

第三类询盘(最次级处理):上来就要样品或邀请函、投资信息等;对产品和自己的公司只字不提。这类不是真正的买家的可能性较大。可尝试回复一次,如果对方不提产品,一心只要邀请函或样品,基本可以放弃,不要浪费时间在这样的询盘上了。

温馨提示:如果实在拿不准的,一定不要自主主张瞎回复,可以请教身边的老业务员或者直属领导!多问总是没错的。

第五,学会给客户建档和分类管理

客户是业务员的生命线,开发到客户之后,后续的有效管理及跟进也是一门重要学问。

1、对现有客户进行精细化管理

借助客户管理软件来管理,如果公司有专门购买的就更好了,用客户管理软件来管理,不仅添加客户更快捷、方便、高效,系统会自动提醒需要跟进的客户,能及时有效的跟进客户。还可以更全面的对客户进行分类管理。

如果公司没有专门客户管理软件来管理客户的话,作为外贸业务员也是可以自己去找客户管理软件使用,心疼这笔费用的话,没关系,用AB客CRM可以免费的管理客户。

2、善于分析、追踪客户数据

千万不要接单接得莫名其妙,丢单也丢得莫名奇妙。客户下单了,不知道为什么会下给你;客户没消息了,也不知道为什么没消息,是不是价格高,还是什么别的原因。

这时候能有一些数据反馈,就会更有利于你跟进客户,比如用AB客营销邮件发送邮件就可以及时追踪到客户是否收到、打开邮件,甚至客户打开邮件的时间、地点、次数都可以追踪到,便于进一步分析客户、跟进客户。

第六,掌握外贸基本术语

FOB (Free on Board): 即离岸价,通常用于货物的运输,指卖方将货物交到装运港口上船为止的所有费用均由卖方承担。

CIF (Cost, Insurance and Freight): 即总成本保险运费价,指卖方将货物运至指定港口并负责保险费用,所有费用由卖方承担。

EXW (Ex Works): 即出厂价,指卖方仅负责将货物交到指定地点,所有费用都由买方承担。

DDP (Delivered Duty Paid): 即到岸价税前到货地,指卖方负责将货物交到指定地点并负责所有相关报税程序和税费,所有费用均由卖方承担。

MOQ (Minimum Order Quantity): 最小订单量,通常指供应商或生产厂家为了保证生产效率而设定的最低订单量,低于此数量可能无法成交。

Lead time: 生产/供货周期,指从下订单到货物交付所需的时间。

Payment terms: 支付条款,通常指采购方需要支付的款项和支付方式,一般包括质保金、预付款和尾款等。

Packing details: 包装细节,指货物在装运和运输过程中所应具备的防护措施和包装方式,包括包装材料、包装数量和包装方式等。

Quotation: 报价单,是指卖方向买方提供的一个详细报价清单,包括产品名称、数量、单价、支付方式、运输方式和交货期限等细节。

Incoterms: 贸易术语,是标准的贸易条款缩写,指定了买卖双方在国际贸易中各自应承担的责任和义务,包括运输方式、费用分担、保险等细节。

Quote validity: 报价有效期,指卖方提供的报价在指定日期前有效。

Payment terms discount: 付款期限折扣,指在指定日期前支付尾款可以享受的折扣。

Port of Loading: 装运港口,指货物起运的港口。

Port of Discharge: 卸货港口,指货物卸运的港口。

Letter of Credit: 信用证,是指银行向卖方出具的一种支付担保,保证卖方在符合信用证条款的情况下,可以在规定时间内获得付款。

Bill of Lading: 提单,是指货物装运时货运公司或承运人向发货人签发的一种凭证,证明货物已交付。

Commercial Invoice: 商业发票,是指卖方向买方开具的一种货款交易的提单,包括货物名称、数量、单价、总金额等细节。

Packing List: 包装清单,是指货物在装运和运输过程中的详细信息,包括货物名称、数量、包装材料、重量、体积等。

Certificates of Origin: 原产地证明,是指证明货物出产的国家或地区的证书。

Inspection Certificate: 检验证书,是由第三方检验机构出具的对货物质量、技术规范和数量等方面的检验证书。

Product Sample: 产品样品,是指为了向客户展示产品和进行品质检查而提供的一种样品。

Production Capacity: 生产能力,是指供应商或生产厂家在一定时间内可生产的产品数量。

Product Specification: 产品规格,是指产品所应具备的技术指标和性能要求等细节。

Product Quality: 产品质量,是指产品在生产和质检过程中应达到的标准和要求,包括物理性能、化学成分、外观等方面。

Shipping Schedule: 装船计划,是指货物装运时间和运输方式的详细计划。

Country of Destination: 目的国或地,是指货物最终要达到的国家或地区。

Import Duties and Taxes: 进口关税和税费,是指进口货物需要向海关缴纳的相关费用,包括关税、增值税和消费税等。

Export Documents: 出口文件,是指出口货物时所需的各种文件和证明,包括商业发票、提单、原产地证明等。

Delivery Time: 交货时间,是指卖方按照合同约定的时间将货物交付给买方的时间。

Product Warranty: 产品保修,是指在一定时间内,供应商或生产厂家承诺对其销售的产品提供维修或更换的服务。

Freight Forwarder: 货代公司,是指提供货物运输和物流服务的专业公司。

Custom Broker: 报关代理,是指为进出口企业提供报关和清关服务的专业公司。

Compliance with Regulations: 符合法规,是指卖方在生产和销售过程中应遵守相关国家和地区的法律法规。

Price Negotiation: 价格谈判,是指买卖双方就货物价格和条款进行商务谈判的过程。

Refund Policy: 退款政策,是指在合同中规定的退款方式和条件,包括退货和退款等。

After-sales Service: 售后服务,是指在产品销售后,供应商或生产厂家对产品的维修和维护的服务。

Product Liability Insurance: 产品责任险,是指保险公司为生产和销售企业提供的一种保险,保障企业在产品质量问题引发的损害赔偿中的经济损失。

Business License: 工商营业执照,是指企业经营时必须具备的注册证件,包括企业名称、注册资本、经营范围等信息。

Trademark Registration: 商标注册,是指对企业产品或服务商标进行注册,以保护企业商标权益。

Quality Control: 质量控制,是指在生产制造过程中对产品质量进行监督和控制的措施。

Supply Chain Management: 供应链管理,是指在供应、生产、销售和物流等环节进行协调和管理,以优化企业整个供应链的运作效率。

Intellectual Property: 知识产权,是指任何由人类创造或开发出来的知识或技术成果,包括专利、商标和版权等。

Trade Fair: 贸易展览会,是指供应商和采购商进行贸易交流、推销和洽谈的展览会。

Price Announcement: 价格公告,是指卖方向市场和客户发布的产品报价信息。

Product Catalogue: 产品目录,是指企业销售产品的目录和样品,向客户展示企业销售的各种产品。

Trade Terms: 贸易条款,是指供应商和采购商在贸易交易中所协商的各种条款和条件。

Marketing Strategy: 营销策略,是指企业为推广和销售产品而采取的市场营销战略和措施。

Competitive Advantage: 竞争优势,是指企业相对于竞争对手在产品、价格、市场和技术等方面所具备的优势。

Market Analysis: 市场分析,是指对市场进行全面的分析和评估,以确定市场需求、竞争局面和市场趋势等信息。

Product Development: 产品开发,是指企业通过研发和创新,开发出符合市场需求和客户要求的新产品或升级改良原有产品。

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